Wer im Landkreis Aurich bauen möchte, kann das gesamte Baugenehmigungsverfahren schon bald digital und papierlos abwickeln. Der Landkreis Aurich geht einen weiteren großen Schritt in Richtung digitale Verwaltung und steigt ab dem 01. September 2023 nach einer fast einjährigen Testphase auf das digitale Baugenehmigungsverfahren um.

Zwar können Bauanträge nach wie vor in Papierform gestellt werden, dies jedoch nur noch bis zum 31. Dezember 2023. Ab dann wird das Bauamt komplett auf das digitale Verfahren umstellen, die Möglichkeit der Einreichung von Anträgen in Papierform entfällt dann gänzlich. Durch den vollständigen Umstieg wird das Verfahren bedeutend bürgerfreundlicher und unbürokratischer, so Judith Vogel, Leiterin des Amtes für Bauordnung, Planung und Naturschutz.

Bereits seit zwei Jahren sind mehrere Mitarbeiter*innen aus verschiedenen Ämtern der Kreisverwaltung mit dem Umstellungsprozess beschäftigt – eine Mammut-Aufgabe, wie Vogel berichtet. Zunächst stand die Einführung einer neuen Fachsoftware an, die ein digitales Verfahren überhaupt erst möglich macht. Der Abteilungsleiter Bauordnung, Jann Campen, erläutert, dass es neben der Umstellung des gesamten Bauamtes auf die Fachsoftware auch der Einbindung sämtlicher Fachbehörden bedurfte, um eine vollständige elektronische Kommunikation abbilden zu können. Mit Unterstützung des Softwareanbieters, der ITBO-Unternehmensgruppe, wurde die Software „ITeBau“ - eine virtuelle, browserbasierte Kollaborationsplattform - auf die Anforderungen des Landkreises Aurich abgestimmt und immer wieder angepasst.

Um Erfahrungen in der Umstellung der Verfahrensabläufe zu sammeln, entschied sich das Amt für Bauordnung, Planung und Naturschutz für die Durchführung einer Testphase der elektronischen Bauakte und der elektronischen Fachbehördenbeteiligung. Neben den Mitarbeiter*innen des Bauamtes sowie den landkreisinternen Fachbehörden und landkreisangehörigen Gemeinden konnte laut Vogel dankenswerterweise auch eine Auswahl an Entwurfsverfasser*innen gewonnen werden, die sich bereit erklärten, ihren Bauantrag neben der nach wie vor erforderlichen Papierform auch digital einzureichen. Auf mehrfachen Wunsch wurde der Teilnehmerkreis im Rahmen des Testbetriebes auf sämtliche interne und externe Fachbehörden und Entwurfsverfasser*innen ausgeweitet.

Nunmehr sind die Vorbereitungen für die Systemumstellung im Amt für Bauordnung, Planung und Naturschutz des Landkreises Aurich abgeschlossen. Bauherren, beziehungsweise die von Ihnen beauftragten Entwurfsverfasser können damit ab September ihre Anträge über die Plattform ITeBau per Online-Formular an das Landkreisbauamt übermitteln. Dadurch kann das Baugenehmigungsverfahren vom Bauantrag über die Beteiligung bis hin zur Genehmigung und Archivierung ausnahmslos digital bearbeitet werden.

Für Bauherren hat das digitale Baugenehmigungsverfahren den Vorteil, dass künftig beliebig viele Fachbehörden gleichzeitig den Antrag bearbeiten können. Alle Beteiligten können am Verfahren teilnehmen – beginnend bei den Bauherren, über den Entwurfsverfassenden, bis hin zu beteiligten Behörden. In einem rechts- und revisionssicheren Raum können die Beteiligten, je nach ihren Berechtigungen und Rollen, im Baugenehmigungsverfahren Dokumente und Nachrichten ablegen und austauschen. Auch die Kommunikation untereinander wird über die Plattform abgewickelt, so dass Fragen schnell geklärt werden können und nachvollziehbar in der Plattform abgelegt werden.

„Durch das digitale Baugenehmigungsverfahren gestaltet sich die Bearbeitung eines Bauantrages effizienter. Die Wege aller Beteiligten werden verkürzt und das Baugenehmigungsverfahren beschleunigt“, betont Eiko Ahten, Baudezernent des Landkreises Aurich.

Einen weiteren großen Vorteil sieht Ahten im verbesserten Bürgerdialog sowie dem Bürgerservice.

„Nachfragen können zügig und ohne mühsames und zeitaufwendiges Suchen von Papierakten beantwortet werden.“ Ahten ist sehr erfreut über die Verbesserungen. „Damit gehen wir einen weiteren Schritt in Richtung digitaler Kreisverwaltung.“